非営利のボランティア団体で、会議に使用するために参考書籍の一部分をコピーして配布した。

非営利であれば、いくらコピーしても構わないと誤解されている方も多いと思われますが、著作権法では、非営利団体であることで例外規定が適用されるということはありません。このケースでは事前に著作者(あるいは出版者)の許諾を得る必要があります。
なお、JRRCに管理が委託されている著作物であれば、JRRCが権利者に代わって利用を許諾できる場合があります。